1. Nunca cuente solo
La regla más importante es que siempre cuenten dos personas, y que no sean familia entre sí. Esto no es desconfianza; es protección. Si algún día alguien pregunta por el dinero, habrá dos testigos de lo que se recibió. Protege a la tesorera, protege al pastor y protege el testimonio de la iglesia.
2. Cuente en un lugar tranquilo y en el mismo día
Cuenten el dinero el mismo domingo, en un cuarto cerrado y sin interrupciones. No se lleve el dinero a la casa para contarlo después. Mientras más tiempo pasa sin contar, más fácil es que algo se pierda o se confunda.
3. Separe primero, cuente después
Antes de contar, separen todo en grupos:
- Sobres con nombre (diezmos y ofrendas de personas identificadas).
- Cheques.
- Efectivo suelto de la ofrenda general, sin nombre.
- Ofrendas especiales, como misiones u ofrenda pastoral.
Así cada dinero va al fondo que le corresponde. Lo que alguien dio para misiones debe quedar registrado como misiones.
4. Anote cada sobre y cada cheque
Por cada sobre o cheque, anoten:
- Nombre de la persona.
- Cantidad.
- Forma de pago (efectivo o cheque).
- Fondo o destino (diezmo, ofrenda, misiones, etc.).
El efectivo suelto sin nombre se anota como ofrenda anónima.
5. Cuenten dos veces
Una persona cuenta y la otra vuelve a contar. Si los números no coinciden, cuenten otra vez hasta que coincidan. Nunca "ajusten" el número para que cuadre.
6. Firmen el conteo
Al terminar, las dos personas escriben su nombre en la hoja del conteo: "Contado por María y Pedro", con la fecha y el total. Esa firma es su respaldo.
7. Deposite cuanto antes
Lleven el dinero al banco lo antes posible, idealmente el mismo domingo en el depósito nocturno o el lunes temprano. Guarden el recibo del depósito junto con la hoja del conteo.
8. Compare con el banco a fin de mes
A fin de mes, revisen el estado de cuenta del banco. Cada depósito debe coincidir con el total de un conteo. Si todo coincide, el mes está cuadrado. Si algo no coincide, se busca enseguida, mientras el mes todavía está fresco.
Resumen rápido
- Siempre dos personas.
- Contar el mismo día, en un lugar tranquilo.
- Separar por tipo y por fondo.
- Anotar cada sobre y cada cheque.
- Contar dos veces.
- Firmar el conteo.
- Depositar cuanto antes.
- Comparar con el banco a fin de mes.
Una herramienta que ayuda
Todo este proceso se puede llevar en papel, pero es más fácil y más seguro con una herramienta hecha para iglesias. Church Ledger permite registrar cada conteo con quién contó, separar los fondos desde el principio y cuadrar el mes con el estado de cuenta del banco, de forma sencilla, en español y en inglés.